Aromin käyttöohje





Sisällys

1. Tilaajaosio
1.1. Etusivun toiminnot
1.1.1. Tilaisuuden osallistujat
1.2. Uusi tilaus
1.2.1. Tilauksen perustiedot
1.2.2. Tilat
1.2.3. Tuotteet
1.2.4. Henkilöt
1.2.5. Tilauksen tiedot
1.2.6. Lähetä tilaus
1.3. Tilaukset
1.4. Palaute
1.5. Oma tili

1. Tilaajaosio




1.1. Etusivun toiminnot

Kirjautumisen jälkeen aukeaa Tilaajaosion etusivu.

Ensimmäisenä valitaan asiakas oikean ylänurkan valikosta. Valittavana ovat ne asiakkaat, joille käyttäjätunnuksella on oikeudet tehdä tilauksia.
Tiloja ja tuotteita voidaan selata vasta asiakkaan valitsemisen jälkeen.

Linkit

Tilaukset-linkistä siirrytään tarkastelemaan kyseiselle asiakkaalle tehtyjä tilauksia.

Tuotteet-linkistä siirrytään selaamaan tuotteita, jotka ovat asiakkaan tilattavissa kuluvana päivänä.

Tilat-linkistä siirrytään selaamaan tiloja ja voidaan tarkastella niiden varaustilannetta.

Tilauksen teko

Etusivulta voidaan siirtyä myös suoraan tekemään uusi tilaus.

Uusi tilaus -toiminnolla valitaan mm. tilauksen toimitustapa, varataan tila ja tilaustarjoilut. Lisäksi voidaan ilmoittaa mm. tilaisuuden osallistujat, erityisruokavaliot, maksutiedot ja muut tarvittavat lisätiedot.

Uusi tilavaraus -toiminnolla varataan tila halutulle ajalle. Varauksen yhteydessä voidaan ilmoittaa tilaisuuden osallistujat. Kyseinen valinta näkyy vain, mikäli asiakas on valittuna ja kyseiselle asiakkaalle sallitaan tilavaraukset järjestelmässä.

Tulosta osallistujat: tulosteelle voidaan tulostaa eri tilaisuuksien osallistujat tietyltä ajalta. Hakua voidaan rajata tarvittaessa sijainnin tai tilan mukaan. Lisäksi voidaan hakea tilaus vastuuhenkilön tai osallistujan nimellä, jolloin tiedetään mihin esim. tilaan henkilö tulisi ohjata. Painike on näkyvissä, mikäli käyttäjätunnuksen käyttäjäryhmä on järjestelmän ylläpitäjän toimesta kiinnitetty jollekin/joillekin tiloille (määritetään ylläpito-toiminnoissa tilahallinnassa)



1.1.1. Tilaisuuden osallistujat

Tulosteelle voidaan tulostaa eri tilaisuuksien osallistujat tietyltä ajalta. Hakua voidaan rajata tarvittaessa sijainnin tai tilan mukaan. Lisäksi voidaan hakea tilaus vastuuhenkilön tai osallistujan nimellä, jolloin tiedetään esim. mihin tilaan henkilö tulisi ohjata.

Tulosteelle tulostuvat tilan, ajankohdan ja osallistujien tietojen (nimi ja yritys) lisäksi vastaanoton lisätieto, vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot.

Tulosteelle tulevat tiedot niistä tiloista, joille käytössä olevan käyttäjätunnuksen käyttäjäryhmä on kiinnitetty.



1.2. Uusi tilaus




1.2.1. Tilauksen perustiedot

Tilauksen perustiedot -sivulla tilaukselle annetaan seuraavat tiedot:

Asiakas: Järjestelmä tuo tähän automaattisesti etusivulla valitun asiakkaan. Asiakkaan saa vaihdettua palaamalla tilaajaosion etusivulle.

Tilaaja: Järjestelmä tuo tilaajaksi automaattisesti käyttäjätunnuksen, jolla tilaajaosioon on kirjauduttu. Tietoa ei voi muuttaa.

Tilauksen nimi: Tilaukselle voidaan antaa nimi. Tiedon pakollisuus on määritellä organisaatiokohtaisesti. Mikäli kentän nimen perässä on tähti (*), nimi on pakollinen tieto.

Ajankohta: Jos tilavaraus tehdään toisessa järjestelmässä, valitaan ajankohta tällä sivulla. Mikäli tilavaraukset tehdään Aromissa, ajankohtaa ei ole valittavana. Jos tilaisuus kestää enemmän kuin yhden päivän, voi muut päivät lisätä tilaisuuden voi tehdä Tuotteet-sivun lisää tarjoiluhetki-kohdassa.

Henkilömäärä: Tilaukselle voidaan määrittää henkilömäärä.

Toimitustapa: Voidaan valita asiakkaalle sallituista toimitustavoista yksi tai tehdä ainoastaan tilavaraus. Mikäli valitaan Vain tilavaraus, samaan tilaukseen ei voida valita toista toimitustapaa.

Tilauksen tekoa jatketaan klikkaamalla Seuraava-painiketta.



1.2.2. Tilat

Sivulla hallitaan tilaukseen liittyviä tiloja.

Tilaluettelossa i-kuvakkeen takaa voidaan tarkastella tilan tietoja. Mahdollisen kamera-kuvakkeen takaa näkee kuvia tilasta.

Tila varataan Valitse-painikkeella. Valittu tila näkyy kalenterissa vihreällä, painike muuttuu punaiseksi ja siinä lukee Valittu. Tilavaraus tulee näkyviin yhteenveto-ruutuun. Samaan tilaukseen voidaan varata useita tiloja. Varauksen voi poistaa klikkaamalla punaista Valittu-painiketta.

Vain tilavaraus
Mikäli tehdään pelkkä tilavaraus, tilaukseen ei saada lisättyä tarjoilutuotteita.

Tilavaraus tilaustarjoiluineen
Mikäli tilaukselle on valittu jokin toimitustapa, tilaukseen voidaan lisätä tilaustarjoiluja.

Katettu- ja Toimitus-tyyppiset tilaukset
Varattavaksi nousevat ne tilat, joilla on vähintään yksi yhteneväinen keittiö valitun asiakkaan kanssa.

Tilavarausta varten tulee määrittää tilaisuuden päivämäärä ja aikaväli.
Henkilömäärän syöttämällä varattavaksi nousevat vain ne tilat, joihin määritetty henkilömäärä mahtuu.

Tiettyä tilaa voidaan hakea myös tunnuksen, nimen, lähiosoitteen tai kaupungin perusteella. Haku etsii kaikki tilat, joiden tunnukseen, nimeen, osoitteeseen tai kaupunkiin kenttään syötetty merkkijono sisältyy.

Hakua voidaan myös rajata muiden tietojen perusteella +-painikkeen takaa.

Näytä-valinnalla voidaan vaikuttaa siihen, mitä tiloja listauksessa näkyy.

Nouto-tyyppiset tilaukset
Mikäli tilauksen toimitustapa on Nouto-tyyppinen, oletuksena listautuvat Noutopisteet eli tilat, joista tuotteet voi noutaa. Tilavarauskohdassa ilmoitetaan mistä tuotteet noudetaan. Noutoajaksi voi antaa jonkin kellonajan.

Tilauksen tekoa jatketaan klikkaamalla Seuraava-painiketta.



1.2.3. Tuotteet

Tuotevalikoimaan listautuvat valitulla toimitustavalla toimituspäivälle tilattavissa olevat tuotteet ja palvelut. Tuote- ja palveluvalikoima sekä niiden hinnat voivat olla sekä toimitustapa-, toimituspäivä- että asiakaskohtaisia. Mikäli tuotteita tai palveluita ei nouse tilattavaksi, tulee varmistaa, että jokin tila on varattuna.

Tuotteita voidaan valita eri tarjoiluhetkiin. Oletuksena tilaisuudella on yksi tarjoiluhetki kuhunkin varattuun tilaan. Tarjoiluhetkien alkamisaika on tilavarauksen alkamisaika.

Tarjoiluhetken tietoja saa muutettua ja tarjoiluhetken poistettua avaamalla tarjoiluhetken tiedot tarjoiluhetkeä klikkaamalla. Lisää tarjoiluhetkiä saa yläosan Lisää + -painikkeesta.

Tuotteiden lisääminen tehdään kunkin tuotteen kohdalla erikseen. Tuotteelle syötetään määrä ja painetaan Lisää + -painiketta. HUOM! Vasta Lisää + -painikkeen jälkeen voidaan syöttää määrä seuraavalle tuotteelle. Tuotteet lisätään aktiiviseen eli punaiseen tarjoiluhetkeen.

Tilauksen tekoa jatketaan klikkaamalla Seuraava-painiketta.



1.2.4. Henkilöt

Järjestelmään voidaan syöttää tilaisuuden osallistujat, heidän yhteystietonsa ja mahdolliset erityisruokavaliot.

Ensimmäisenä näytöllä voidaan syöttää vastuuhenkilön/-henkilöiden tiedot.
Tämän jälkeen tilaisuuden osallistujat. Osallistujat kannattaa syöttää painamalla Lisäys-näytöllä pelkkä Tallenna osallistujien välissä, lopuksi painetaan Tallenna ja sulje.

Lisäksi voidaan syöttää mahdollisia muita yhteyshenkilöitä.

Tilauksen tekoa jatketaan Seuraava-painikkeella.



1.2.5. Tilauksen tiedot

Tilauksen tiedot-sivulla voidaan antaa mm.palveluntarjoajalle ja Vastaanottoon lisätietoja. Lisätiedon pituus voi olla maksimissaan 500 merkkiä. Lisäksi voidaan ladata palveluntarjoajalle tai vastaanottoa varten jokin liitetiedosto, jossa on tarkempia tiedot. Liitetiedoston maksimikoko on 4 megatavua.

Tilauksen tiedot -sivulla valitaan tilauksen maksaja. Tilaus voidaan tarvittaessa jakaa myös useammalle maksajalle joko tuoteriveittäin tai prosenttiosuuksittain. Tämän jälkeen tulee siirtyä vielä Lähetä tilaus-kohtaan (Seuraava-painikkeella), jossa määritetään tarkemmat maksutapa- ja laskutustiedot.

Tilan tilavaraus voidaan poistaa x-painikkeella. Huomioitavaa on, että poistamalla tilan, tilaukselta poistuu myös siihen tilaan tehdyt tarjoilutilaukset.

Tarjoiluhetken kohdalla olevan info-painikkeen takaa voidaan antaa tarjoiluhetkeä koskevaa lisätietoa.

Lisäksi Tilauksen tiedot-sivulla voidaan poistaa tilavarauksia, tarjoiluhetkiä tai tuotteita. Myös tuotteiden määrää voidaan muuttaa.

Tilauksen tiedot-sivulta tulee siirtyä vielä tilauksen lähettämiseen Seuraava-painikkeella ja siellä lähettää tilaus. Muuten tilaus jää Keskeneräinen-tilaan eikä välity keittiölle. Myös myöhemmin tehdyt muutokset tulee vahvistaa lähettämällä tilaus uudestaan.



1.2.6. Lähetä tilaus

Maksutapa valitaan asiakaskohtaisesti. Maksulle voidaan antaa jokin tunnistetieto tarkenne-kenttään. Asiakkaan osuus maksusta näkyy asiakkaan nimen perässä.

Mahdolliset muut maksamiseen liittyvät kentät tulevat maksavan asiakkaan tiedoista ja niistä osa voi olla pakollisia tietoja.

Tilaus tulee ehdottomasti lähettää keittiölle painamalla Lähetä-painiketta. Muuten tilaus jää Keskeneräinen-tilaan eikä näy ylläpidon puolella.



1.3. Tilaukset

Tilaukset-sivulla voidaan aloittaa joko uusi tilaus tai uusi tilavaraus.

Sivulle tultaessa tilausluetteloon listautuvat käyttäjätunnuksen omat tilaukset valitusta asiakkaasta riippumatta.

Muita tilauksia voi hakea asiakkaan nimellä tai asiakasnumerolla, tilausnumerolla tai tilauksen nimellä sekä lisäksi vastuuhenkilöllä ja Rajaa hakua-toiminnolla.

Lisäksi voidaan valita mitä tilauksia näytetään:
Avoimet tilaukset, toimittamattomat tilaukset niille asiakkaille, joihin käyttäjätunnuksella on tilausoikeus
Omat tilaukset, kaikki käyttäjätunnuksella tehdyt tilaukset
Kaikki tilaukset, joiden asiakkaisiin käyttäjätunnuksella on tilausoikeus.

Tilausluettelon järjestystä voi vaihtaa otsikkosarakkeita klikkaamalla. Tilausluettelo voidaan järjestää tilausnumeron, tilauksen nimen, vastuuhenkilön, asiakkaan nimen, tilauksen tilan tai tilaisuuden alkamisajankohdan mukaan. Järjestyksen voi muuttaa joko nousevaksi tai laskevaksi.

Tilausnumeroa klikkaamalla aukeaa tilauksen tiedot-sivu, jossa voi tarkastella tilausta. Sitä voidaan tätä kautta myös muokata, mikäli sen tila on keskeneräinen, hyväksymätön, vahvistamaton tai hyväksytty, mutta sitä ei ole vielä maksettu. Lisäksi henkilöihin voidaan tehdä muutoksia, vaikka tilana on suljettu tai tilauksesta olisi osa maksettu.

HUOM! Keskeneräinen-tilassa olevaa tilausta ei ole vielä lähetetty eteenpäin keittiölle, joten tilaajan tulee tarkistaa sen tiedot ja lähettää se Tilauksen lähetys-sivulla. Keittiö ei käsittele keskeneräisiä tilauksia.



1.4. Palaute

Palaute-sivulla voidaan antaa palautetta palveluntuottajalle. Palautteen aihe voi olla tilauspalaute ja muu palaute. Palautteeseen voidaan pyytää vastausta puhelimitse tai sähköpostitse. Vaihtoehtona on myös "En halua", jolloin palveluntuottaja ei vastaa palautteeseen. Mikäli vastaus halutaan sähköpostitse, sähköposti on pakollinen tieto. Mikäli puhelimitse, puhelinnumero on pakollinen tieto. Mikäli valitaan "En halua", yhteystiedot eivät ole pakollisia.

Palautteeseen voidaan liittää myös jokin tiedosto tai kuva.
Huom! Mikäli vastaustapaa vaihdetaan liitteen lataamisen jälkeen, ladattu liite katoaa ja se tulee hakea uudelleen.

Palaute lähetetään Lähetä-painikkeella.



1.5. Oma tili

Salasanan saa vaihdettua Oma tili-toiminnon kautta. Vaihtaminen vaatii vanhan salasanan. Mikäli järjestelmään on kirjauduttu Windows-toimialueen (ns. kertakirjautuminen) kautta, salasanan vaihtaminen Aromissa ei ole mahdollista.